DECRETO Nº 594, DE 08 DE JUNHO DE 2016 – Institui os Manuais Técnicos de Processos e Procedimentos do Poder Executivo do Estado de Mato Grosso .

DECRETO Nº 594, DE 08 DE JUNHO DE 2016.

Institui os Manuais Técnicos de Processos e Procedimentos do Poder Executivo do Estado de Mato Grosso e dá outras providências.

O GOVERNADOR DO ESTADO DE MATO GROSSO, no uso das atribuições que lhe confere o artigo 66, incisos III e V, da Constituição Estadual, e

Considerando o disposto na Lei Complementar nº 13, de 16 de janeiro 1992 e suas alterações posteriores, que dispõe sobre os princípios e diretrizes da Administração Pública Estadual, na esfera do Poder Executivo;

Considerando o disposto na Lei Complementar nº 264, de 28 de dezembro de 2006 e suas alterações posteriores que dispõem sobre a organização e funcionamento da administração sistêmica no âmbito do Poder Executivo Estadual;

Considerando o disposto na Lei Complementar nº 566, de 20 de maio de 2015 que dispõe sobre a organização administrativa do Poder Executivo Estadual;

Considerando os dispositivos da Lei Federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2012, que dispõe sobre os procedimentos a serem observados pela União, Estados, Distrito Federal e Municípios, com o fim de garantir o acesso a informações;

Considerando a Resolução nº 01/2007 do Tribunal de Contas do Estado de Mato Grosso que aprovou o “Guia para  implantação do Sistema  de Controle Interno na Administração Pública” e estabeleceu prazos para elaboração dos Manuais de Rotinas Internas e Procedimentos de Controles,

D E C R E T A:

Seção I

Das Disposições Gerais

Art. 1º  Ficam instituídos os Manuais Técnicos de Processos e Procedimentos como instrumento de gestão, com a finalidade de padronizar os processos e procedimentos para execução das atividades realizadas no Poder Executivo Estadual.

§ 1º  Todos os órgãos e entidades do Poder Executivo Estadual – da administração direta e indireta, inclusive empresas públicas e sociedades de economia mista – devem possuir e manter atualizado o seu Manual Técnico de Processos e Procedimentos.

§ 2º  A periodicidade, a elaboração e a atualização do Manual Técnico de Processos e Procedimentos estão definidas neste decreto.

§ 3º  Cabe aos órgãos centrais, responsáveis pelos sistemas, a normatização e disseminação das diretrizes para elaboração, atualização, disponibilização e implementação dos Manuais Técnicos de Processos e Procedimentos da área sistêmica.

§ 4º  Cabe aos dirigentes dos órgãos e entidades finalísticos promover a elaboração, atualização e disponibilização dos Manuais Técnicos de Processos e Procedimentos da sua respectiva área.

Art. 2º  Os Manuais Técnicos de Processos e Procedimentos tem como finalidade:

I – estabelecer padrões de processos e procedimentos das atividades a serem executadas no Poder Executivo do Estado de Mato Grosso;

II – organizar e documentar os procedimentos de trabalho, permitindo a institucionalização destes processos no Poder Executivo do Estado de Mato Grosso;

III – proporcionar mais eficiência e economicidade aos processos e procedimentos no Poder Executivo do Estado de Mato Grosso;

IV – ampliar e facilitar o acesso dos servidores às capacitações nas normas, nos processos e procedimentos de trabalho, contribuindo para a melhoria das competências e a profissionalização dos servidores;

V – proporcionar o cumprimento das diretrizes e orientações emanadas do órgão central para os setoriais.

Seção II

Da Composição

Art. 3º  Os Manuais Técnicos de Processos e Procedimentos serão compostos minimamente por:

I – introdução: texto padrão para o conjunto de manuais técnicos de processos e procedimentos que contextualiza a própria ferramenta, descrevendo inclusive o formato de gestão do manual;

II – contextualização: visão geral da área sistêmica ou da área finalística, enfocando sua estrutura e seu funcionamento, a finalidade para a gestão pública estadual, a política adotada no Estado, o conteúdo teórico e doutrinário que orienta seus executores, o tipo de informatização utilizada e sua integração com outros sistemas corporativos informatizados;

III – base legal: contém as citações dos atos normativos, federal e estadual, de alcance geral sobre o sistema. Também deve conter referência aos atos normativos revogados, bem como aos atos normativos que os alteram;

IV – procedimentos de trabalho: o detalhamento da operacionalização das atividades em formato a ser detalhado em instrução normativa a ser editada pela Secretaria de Estado de Gestão;

V – indicadores: definir indicadores para o monitoramento dos processos de trabalho e produtos;

VI – tabelas e formulários: utilizados na execução dos procedimentos desenvolvidos diretamente pelo gestor central e setorial ou por alguém de sua responsabilidade, mas que são executados pelos clientes;

VII – glossário, siglas e abreviaturas: contem o significado dos termos mais usuais adotados pelo sistema no Poder Executivo Estadual;

VIII – bibliografia: apresenta as doutrinas teóricas que orientam as normas e procedimentos no Poder Executivo Estadual.

Seção III

Da Elaboração, Atualização, Aprovação e Disponibilização

Art. 4º  Todos os órgãos e entidades do Poder Executivo Estadual, seja da área sistêmica ou finalística, devem elaborar, editar e manter atualizados os Manuais Técnicos de Processos e Procedimentos de acordo com o estabelecido neste decreto.

Art. 5º  Os Manuais Técnicos de Normas e Procedimentos das áreas sistêmicas desenvolvidos em 2009 deverão ser atualizados, publicados e/ou disponibilizados no endereço eletrônico oficial dos órgãos e entidades ou no endereço eletrônico oficial do Estado, segundo as exigências legais até 30 de Dezembro de 2016.

Parágrafo único.  No prazo de 30 (trinta) dias a contar da publicação deste decreto, os dirigentes dos órgãos centrais sistêmicos editarão portaria designando grupo de trabalho composto por servidores do órgão central e de órgãos setoriais que serão responsáveis pela coordenação e execução das atividades citadas no caput.

Art. 6º  Os Manuais Técnicos de Processos e Procedimentos das atividades das áreas sistêmicas, não contemplados no art. 5º, deverão ser elaborados, publicados e/ou disponibilizados no endereço eletrônico oficial dos órgãos e entidades ou no endereço eletrônico oficial do Estado, segundo as exigências legais até 30 de junho de 2017.

Parágrafo único.  No prazo de 90 (noventa) dias a contar da publicação deste decreto, os dirigentes dos órgãos centrais sistêmicos editarão portaria designando grupo de trabalho composto por servidores do órgão central e de órgãos setoriais que serão responsáveis pela coordenação e execução das atividades citadas no caput.

Art. 7º  Os Manuais Técnicos de Processos e Procedimentos da área sistêmica são divididos por sistemas, sendo os dirigentes dos órgãos centrais sistêmicos responsáveis por sua elaboração, edição e atualização, no âmbito do Poder Executivo, de acordo com o seguinte:

I – Secretaria de Estado de Planejamento:

a) Sistema de Planejamento;

b) Sistema de Orçamento;

c) Sistema de Convênio;

d) Sistema de Informações;

e) Sistema de Tecnologia da Informação;

f) Sistema de Gestão de Projetos.

II – Secretaria de Estado de Fazenda:

a) Sistema Financeiro;

b) Sistema Contábil.

III – Secretaria de Estado de Gestão:

a) Sistema de Gestão de Pessoas;

b) Sistema de Patrimônio e Serviços;

c) Sistema de Aquisições Governamentais;

d) Sistema de Desenvolvimento Organizacional;

e) Sistema de Gestão de Documentos.

IV – Controladoria Geral do Estado:

a) Sistema de Controle Interno;

b) Sistema de Correição;

c) Sistema de Ouvidoria.

Art. 8º  Os Manuais Técnicos de Processos e Procedimentos da área finalística no âmbito do Poder Executivo serão elaborados, editados e atualizados pelos órgãos e entidades até dia 30 de junho de 2018.

Parágrafo único.  No prazo de 90 (noventa) dias a contar da publicação deste decreto, os dirigentes dos órgãos e entidades editarão portaria designando grupo de trabalho ou servidor responsável pela coordenação e execução das atividades citadas no caput.

Art. 9º  Os Manuais Técnicos de Processos e Procedimentos da área finalística deverão seguir o seguinte cronograma para a elaboração:

I – de janeiro 2016 a maio de 2016: identificar e registrar as legislações que normatizam e orientam todos os processos e procedimentos de trabalho.

II – de março de 2016 até outubro de 2016: desenvolver a contextualização.

III – de junho de 2016 a setembro 2016: realizar a cadeia de valor do órgão, definir os processos e identificar os processos prioritários;

IV – de agosto de 2016 até junho de 2017: mapear e definir indicadores de processos e produtos prioritários;

V – de junho de 2017 a outubro de 2017: promover a publicação dos processos prioritários no sítio do órgão e disponibilizar o Manual Técnico de Processos e Procedimentos;

VI – de julho de 2017 a abril de 2018: mapear e definir indicadores dos demais processos e produtos;

VII – de maio de 2018 até junho de 2018: promover a publicação dos demais processos no sítio do órgão e complementar o Manual Técnico de Processos e Procedimentos.

Parágrafo único.  A cada prazo cumprido dos incisos II, III, IV, VI, VII o órgão ou entidade deverá encaminhar material desenvolvido para a Secretaria de Estado de Gestão para validação do padrão. A unidade central de desenvolvimento organizacional terá um prazo de 60 (sessenta) dias para análise técnica.

Art. 10  Fica estabelecido que os órgãos e entidades devem manter atualizados os Manuais Técnicos de Processos e Procedimentos do Poder Executivo Estadual.

Art. 11  Às unidades de desenvolvimento organizacional central e setorial caberá a orientação quanto aos padrões para a elaboração e atualização dos Manuais Técnicos de Processos e Procedimentos.

Parágrafo único.  Após a elaboração ou atualização do Manual Técnico de Processos e Procedimentos, este deverá ser encaminhado à Secretaria de Estado de Gestão para aprovação do padrão utilizado.

Art. 12  Após a aprovação da Secretaria de Estado de Gestão referente ao padrão utilizado, os dirigentes dos órgãos e entidades deverão aprovar os respectivos Manuais Técnicos de Processos e Procedimentos e suas atualizações, por meio de portaria.

Art. 13  Os Manuais Técnicos de Processos e Procedimentos deverão estar disponíveis no endereço eletrônico oficial dos órgãos e entidades e/ou no endereço eletrônico oficial do Estado, atendendo o disposto na Lei Federal de Acesso à Informação.

Seção IV

Implementação, Monitoramento e Avaliação

Art. 14  Cabe ao dirigente de cada órgão e entidade promover a implementação dos processos e procedimentos definidos nos manuais.

Art. 15  Cabe aos órgãos centrais responsáveis pelos sistemas o monitoramento e avaliação da eficiência, eficácia e efetividade dos procedimentos de trabalho descritos nos Manuais Técnicos de Processos e Procedimentos.

Art. 16  Cabe à Controladoria Geral do Estado, órgão central do sistema de controle interno do Poder Executivo Estadual, avaliar anualmente a aderência dos órgãos e entidades Poder Executivo aos procedimentos de trabalho estabelecidos nos Manuais Técnicos de Processos e Procedimentos, nos termos do Art. 5º da Lei Complementar nº 198/2004.

Seção V

Disposições Finais

Art. 17  A cada atualização dos Manuais Técnicos de Processos e Procedimentos da área sistêmica os órgãos centrais deverão promover capacitações aos servidores que atuam nas áreas setoriais.

Art. 18  Todos os órgãos e entidades do Poder Executivo Estadual deverão executar os procedimentos de trabalho de acordo com o disposto nos Manuais Técnicos de Processos e Procedimentos.

Art. 19  Os órgãos e entidades, no exercício de suas competências, expedirão as portarias ou instruções normativas complementares que se fizerem necessárias à aplicação deste Decreto.

Art. 20  Este decreto entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 21  Revoga-se o Decreto nº 274 de 01 de outubro de 2015.

Palácio Paiaguás, Cuiabá-MT,  08  de   junho   de 2016.

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